Elektroniczna faktura

Nawet jeżeli nie jesteśmy przedsiębiorcą zdarzają się takie sytuacje w których jesteśmy zobligowani przepisami prawa do wystawienia rachunku. Dzieje się tak kiedy realizujemy zlecenie na rzecz przedsiębiorcy albo wykonujemy dzieło. Czyli zostajemy zatrudnieni na podstawie innej umowy niż umowa o pracę. Do tych form zatrudnienia mają zastosowanie przepisy o wystawianiu i rozliczaniu rachunków. Katalog przedmiotowy wyczerpuje prowadzenie bez założenia działalności najmu nieruchomości dla celów mieszkalnych albo użytkowych.

Wystawiając swoje rachunki musimy pamiętać że obowiązuje nas wzór druk rachunku bez vat, czyli kiedyś tak zwany rachunek uproszczony. Jako podmioty nie rozliczające się z podatku VAT nie wliczamy jego kosztu do rachunku. Zatem dla odbiorcy dokumentu wykazana kwota netto jest jednocześnie kwotą brutto. Jest to uproszczenie i najistotniejsza różnica między rachunkiem a fakturą VAT. Ma znaczenie w zakresie rozliczeń podatkowych a te istotne są dla każdego kto osiąga jakikolwiek dochód z tytułu swojej działalności.

By szybko i prosto wystawiać nasze rachunki możemy korzystać z zasobów internetu w którym znajdziemy rachunek wzór do pobrania i wypełnienia według potrzeby. Nie ma zatem konieczności kupowania drogich systemów komputerowych, które często są dosyć skomplikowane i przeznaczone głównie dla osób zajmujących się zawodowo prowadzeniem rachunkowości, a nie dla takich osób fizycznych które od czasu do czasu wystawią rachunek.

Z różnymi czynnościami biurowymi mamy do czynienia pracując w małej firmie na stanowisku związanym z wszelką tzw. „papierkową robotą”. Do obowiązków, które zamykają się w tym zakresie zaliczyć trzeba na pewno wystawianie faktur. Read the rest of this entry »

Księgowość to każdy element działalności gospodarczej którą musimy prowadzić jak najbardziej właściwie. Aby księgowość była gotowa już do rozliczenia, powinno się koniecznie skorzystać z możliwości jakimi są sposoby ułatwienia sobie jej jak najbardziej. Jednym z takich sposobów jest właśnie program do wystawiania faktur który ceniony jest wśród większości księgowych.

Taki program jest zarówno oferowany jako stacjonarny ale także jako internetowy. Program do wystawiania faktur internetowy jest o wiele bardziej korzystnym rozwiązaniem, ze względu na fakt, że macie do niego stały i mobilny dostęp. Program gwarantuje wam wystawianie w automatyczny sposób faktur różnego rodzaju. Dodatkowo będziecie mogli tworzyć ewidencje ryczałtu, czy też przechowywać dokumenty bez pośrednio w programie, dzięki czemu śmiało będziecie mogli rozliczyć się z urzędem skarbowym. Program do faktur jest bardzo dobrym rozwiązaniem na które powinien pozwolić sobie każdy księgowy.

Zapewnia wam on wiele funkcji do dyspozycji dzięki jakim wiele czynności wykonuje się o wiele korzystniej. Dodatkowo powinniście wiedzieć, że kolejną pomocną funkcją do prowadzenia właściwej księgowości jest forum. Takich for znajdziecie wiele a dzięki nim możecie uzupełnić swoje braki dotyczące prowadzenia księgowości w prosty i bezpieczny sposób.

Forum podatki to dobrze przygotowane forum na którym znajdziecie informacje dotyczące finansów, i jak sama nazwa wskazuje podatków.

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od jego wielkości czy innych czynników gospodarczych lub ekonomicznych, jest zobowiązane przez regulacje prawne do prowadzenia księgowości. Rodzaj księgowości jaki musi być stosowany w danym przedsiębiorstwie jest już zależny od czynników takich jak rozmiar firmy, segment jej działań gospodarczych oraz innych czynników określonych w odrębnych przepisach prawa. Firma, w zależności od spełnienia warunków ustawowych, może prowadzić księgowość uproszczoną lub pełną. W wypadku spełnienia kryteriów dotyczących prowadzenia księgowości uproszczonej w przedsiębiorstwie powinna być prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów. Jeśli natomiast dany podmiot gospodarczy przekracza pewne, wynikające z rozporządzeń Ministra Finansów lub ustaw, limity dotyczące prowadzenia księgowości uproszczonej to zastosowanie mają regulacje prawne dotyczące prowadzenia księgowości pełnej czyli sporządzanie ksiąg rachunkowych. Warto przy tym nadmienić iż księga przychodów i rozchodów nie spełnia definicji księgi rachunkowej- jest ona, zgodnie zresztą ze swoją pełną nazwą, uznawana za księgę podatkową.

Jeśli dany podmiot jest samodzielnie prowadzoną działalnością gospodarczą to częstym postępowaniem, również w innych typach działalności gospodarczej, jest delegowanie sporządzania ewidencji takich jak podatkowa księga przychodów i rozchodów do firmy trzeciej, którą w tym wypadku najczęściej jest, wyspecjalizowane w tego rodzaju działalności oraz posiadające odpowiednie uprawnienia, biuro rachunkowości.

W związku z dostosowywaniem polskich regulacji prawnych do norm i dyrektyw Unii Europejskiej zostały wprowadzone przepisy zmieniające zasady dotyczące elektronicznej dokumentacji w tym elektronicznych faktur oraz kontaktowania się z urzędami za pomocą internetu. W tym momencie, teoretycznie, możemy złożyć wiele druków i formularzy poprzez Internet korzystając z serwisu ePUAP (dzięki jednorazowemu uwierzytelnieniu się możemy składać dokumenty bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Jak to wygląda w praktyce nie trudno się domyślić- jedynie z częścią urzędów można się kontaktować w ten sposób. Również zakres dokumentów, które możemy złożyć bez podpisu elektronicznego nie jest imponujący chociaż niesprawiedliwe byłoby twierdzenie że nie zakres ten nie uległ rozszerzeniu. Jest to z pewnością krok w dobrą stronę szkoda jedynie że w polskiej biurokracji nie da się przeprowadzać zmian szybciej. Przedsiębiorcy z pewnością dostrzegają stopniowe zmiany w prawie wprowadzające wiele udogodnień i uproszczenia dotyczące np. zakładania firmy (tzw. „jedno okienko”). Zmiany te jednak zachodzą bardzo powoli a zmuszenie do korzystania z nowoczesnych rozwiązań zarówno części przedsiębiorców jak i niektóre urzędy może zająć sporo czasu pomimo oczywistych pozytywów wynikających z komunikacji elektronicznej itp. Jako że nie mamy wpływu na urzędy oraz znikomy wpływ na innych przedsiębiorców zacznijmy od siebie- przyjmujmy faktury elektroniczne (z zachowaniem odpowiednich  warunków przechowywania) oraz namawiajmy innych właścicieli firm do przejścia na ten sposób księgowości.

Jakiś czas temu zachłyśnięcie się polskiej gospodarki e-fakturą zahamowała opinia Ministerstwa Finansów (kompletnie niezrozumiała zresztą) dotycząca elektronicznych faktur. Otóż wedle tej decyzji elektroniczna faktura (zwana e-faktura bądź ekologiczną fakturą) nie miała dawać podstaw do odliczenia podatku naliczonego. Opublikowanie tej opinii wywołało falę oburzenia  wśród polskich przedsiębiorców a nawet osób prywatnych, które do tej pory używały faktur tradycyjnych do odliczenia podatku za Internet. Ta nielogiczna decyzja została jednak szybko cofnięta i w obecnej chwili nie ma przeszkód aby stosować e-fakturę jak normalny dowód księgowy. Stosowanie elektronicznych faktur wprowadza pewien nowy standard w polskich przedsiębiorstwach jednakże jak to zwykle z nowymi technologiami bywa będziemy musieli trochę zaczekać aż zostanie on w pełni wdrożony w większości przedsiębiorstw. Obecnie jesteśmy zobowiązani do uzyskania zgody na przesyłanie faktur do naszych kontrahentów w ten sposób (i prawdopodobnie będzie ona jeszcze długo wymagana ze względu na stosunek niektórych przedsiębiorstw do obsługi komunikacji elektronicznej). Najgorsze jednak w tym wszystkim jest to w jaki sposób urzędy nie stosują się do wprowadzanych przez urząd rozwiązań, dochodzą do mnie również słuchy o kwestionowaniu faktur elektronicznych „z zasady” bez przeprowadzania jakiejkolwiek ekspertyzy. Oczywiście nie jest to postępowanie legalne i możemy złożyć zażalenie . W następnym wpisie opisze również w jaki sposób urzędu skarbowe poradziły sobie z obowiązkiem informatyzacji placówek.

4. Uniwersalność programu – być może przez długi okres prowadzenia swojej działalności gospodarczej nie będziemy potrzebowali przesiadać się do innego oprogramowania jednakże powinniśmy zadbać o możliwość przeniesienia naszej księgowości do zupełnie innego środowiska np. lokalnego. Zatem odpowiednie oprogramowanie online powinno posiadać możliwość eksportu danych do uniwersalnego formatu plików.

5. Łatwość użytkowania- jeśli aplikacja jest trudna do ogarnięcia możemy szybko zniechęcić się do takiego sposobu księgowania. Chodzi tu nie tylko o interfejs i jego użyteczność.

6. Cena abonamentowa- niemalże wszystkie liczące się serwisy rachunkowości online wprowadzają miesięczną opłatę abonamentową, która może być powiązana z pakietem opcji, które wybierzemy lub po prostu z funkcjami danego serwisu. Nie jest to duży koszt dlatego też zajmuje niskie miejsce w rankingu.

7. Pomoc- w zasadzie powinna być wyżej ale jej charakter opcjonalny sprawił że wylądowała na końcu. Chodzi tutaj o zdolność do świadczenia pomocy producenta oprogramowania dotyczącej zarówno spraw technicznych jego programu ale też (co jest preferowane) pomocy księgowej lub doradcy podatkowego.

Oprócz tego jednym z najważniejszych elementów analizy oprogramowania musi być oczywiście jego funkcjonalność- czy spełnia wymogi naszej firmy, czy jest w stanie generować wszystkie lub prawie wszystkie potrzebne dokumenty? To głównie tym elementem powinniśmy się kierować przy wyborze program online dla naszego przedsiębiorstwa.

Pomimo tego co mogłoby się początkowo wydawać po pobieżnej analizie dostępnych serwisów rachunkowości online istnieją pewne zasadnicze różnice między nimi. Zacznijmy od tych mogących nam najbardziej zawadzić:

1.      Duży producent- jeśli strona z serwisem znajduje się na wysokiej pozycji w wyszukiwarce to oznacza to, że producent inwestuje w pozycjonowanie co oznacza, że z pewnością interesuje się swoim produktem. Właściwie wielkość i zaangażowanie producenta w produkt rzutuje również na pozostałe elementy, które będzie punktować w tej wycenie. Powód jest prosty- są pieniądze na rozwój aplikacji.

2.      Pewność i dostępność – nie możemy sobie pozwolić aby dane, które będzie przechowywać w chmurze serwisu rachunkowości (czyli po prostu na serwerze producenta) bywały często nie dostępne i w zasadzie w ogóle takie newralgiczne dane jak dane naszych kontrahentów oraz informacje dotyczące transakcji z nimi muszą być szczególnie przechowywane. Powinny być również chronione przed awarią serwera- czyli musi być przeprowadzana codzienna kopia danych. Ciężko jest jednak taki element sprawdzić.

3.      Częste aktualizacje- podstawa ponownie wynikająca z tego czy producent inwestuje w swój program. Oczywiście możliwa jest sytuacja gdzie mała firma będzie dbała o swoje oprogramowanie lepiej niż większy producent. Prawo zmienia się dosyć często, zaletą księgowania online jest to że aktualizacjami prawa i zmianami stawek itp. nie powinniśmy się w ogóle przejmować gdyż powinny one być dokonywane automatycznie.

Wymienione w poprzednim wpisie rozwiązanie problemu prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie w sposób samodzielny za pomocą narzędzi dostępnych w Internecie posiada wiele zalet. Jest to sposób na zaoszczędzenie czasu (oczywiście nie tak bardzo jak biuro rachunkowe jednakże tutaj w grę wchodzą również koszty) jak i również nabycie pewnej wprawy w zakresie przepraw z urzędem skarbowym. Taki samodzielny przedsiębiorca może jednak czuć się nieco niepewnie gdy przyjdzie mu podjąć decyzję co może odliczyć od podatku a co nie. Czasami warto rozpocząć księgowość samemu aby mieć pełną kontrolę nad wydatkami odliczeniami itp. Wadą takiego rozwiązania jest niestety sprawność takiego prowadzenia księgowości. Nie ma co liczyć, że od razu będziemy wiedzieć wszystko. Początkowo może to też zabierać sporo czasu zwłaszcza gdy nie będziemy mieli dostępnej żadnej osoby, do której można udać się po radę. Wtedy za przewodnika musi służyć Internet lub literatura fachowa. Istnieje również możliwość wystosowywania zapytań do urzędu skarbowego o Interpretację przepisów jednakże jest to drogą żmudna a na odpowiedź często trzeba czekać tak długo iż czynność, o którą pytaliśmy już dawno będzie musiała być zaksięgowana w jakiś sposób. W ostateczności zawsze możemy się udać do doradcy podatkowego lub innej osoby z odpowiednimi uprawnieniami po poradę- trzeba jednakże liczyć się wtedy z dodatkowymi kosztami, których chcieliśmy uniknąć samodzielnie prowadząc księgowość.

Częstym problemem występującym w firmach różnego segmentu oraz wielkości jest forma prowadzenia księgowości. Szczególnie z taką problematyką muszą zmierzyć się właściciele małych przedsiębiorstw lub jednoosobowych działalności gospodarczych. Zwykle tacy przedsiębiorcy szukają oszczędności na każdym polu działalności ich firmy. Logicznym zatem wydaje sposób, w który prowadzą oni księgowość czyli samodzielne prowadzenie księgowości (ewentualnie z pomocą programów księgowych). Jest to oczywiście najtańsze rozwiązanie problemu rachunkowości w naszej firmie jednakże nie zawsze jest najlepsze. Pamiętajmy, że oznacza to stuprocentową odpowiedzialność za ewentualne błędy popełnione w księgowości. Inaczej nieco wygląda to w przypadku wynajęcie biura rachunkowego gdyż możemy domagać się odszkodowania za błędy oraz odpowiedzialnym za nie jest sporządzający rachunkowość czyli biuro. Wracając jednak do samodzielnego prowadzenia rachunkowości- pamiętajmy, że nie jest to tak bardzo skomplikowane i przeciętny mały przedsiębiorca powinien sobie z tym poradzić. Szczególnie pomocne dla takich osób są programy do fakturowania czy też do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Oprogramowanie takie możesz znaleźć również w Internecie- jest często udostępniane przez serwisy rachunkowości online. Opłacając nieduży abonament w takim serwisie możemy sporządzać dokumenty potrzebne w prowadzeniu naszej działalności a ponadto znaczna część czynności przy generowaniu takich dokumentów jest przeprowadzana automatycznie dzięki czemu nie musimy często wypełniać tych samych rubryczek wciąż na nowo.