Elektroniczna faktura

Posts Tagged ‘dokumentacja księgowa’

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od jego wielkości czy innych czynników gospodarczych lub ekonomicznych, jest zobowiązane przez regulacje prawne do prowadzenia księgowości. Rodzaj księgowości jaki musi być stosowany w danym przedsiębiorstwie jest już zależny od czynników takich jak rozmiar firmy, segment jej działań gospodarczych oraz innych czynników określonych w odrębnych przepisach prawa. Firma, w zależności od spełnienia warunków ustawowych, może prowadzić księgowość uproszczoną lub pełną. W wypadku spełnienia kryteriów dotyczących prowadzenia księgowości uproszczonej w przedsiębiorstwie powinna być prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów. Jeśli natomiast dany podmiot gospodarczy przekracza pewne, wynikające z rozporządzeń Ministra Finansów lub ustaw, limity dotyczące prowadzenia księgowości uproszczonej to zastosowanie mają regulacje prawne dotyczące prowadzenia księgowości pełnej czyli sporządzanie ksiąg rachunkowych. Warto przy tym nadmienić iż księga przychodów i rozchodów nie spełnia definicji księgi rachunkowej- jest ona, zgodnie zresztą ze swoją pełną nazwą, uznawana za księgę podatkową.

Jeśli dany podmiot jest samodzielnie prowadzoną działalnością gospodarczą to częstym postępowaniem, również w innych typach działalności gospodarczej, jest delegowanie sporządzania ewidencji takich jak podatkowa księga przychodów i rozchodów do firmy trzeciej, którą w tym wypadku najczęściej jest, wyspecjalizowane w tego rodzaju działalności oraz posiadające odpowiednie uprawnienia, biuro rachunkowości.

4. Uniwersalność programu – być może przez długi okres prowadzenia swojej działalności gospodarczej nie będziemy potrzebowali przesiadać się do innego oprogramowania jednakże powinniśmy zadbać o możliwość przeniesienia naszej księgowości do zupełnie innego środowiska np. lokalnego. Zatem odpowiednie oprogramowanie online powinno posiadać możliwość eksportu danych do uniwersalnego formatu plików.

5. Łatwość użytkowania- jeśli aplikacja jest trudna do ogarnięcia możemy szybko zniechęcić się do takiego sposobu księgowania. Chodzi tu nie tylko o interfejs i jego użyteczność.

6. Cena abonamentowa- niemalże wszystkie liczące się serwisy rachunkowości online wprowadzają miesięczną opłatę abonamentową, która może być powiązana z pakietem opcji, które wybierzemy lub po prostu z funkcjami danego serwisu. Nie jest to duży koszt dlatego też zajmuje niskie miejsce w rankingu.

7. Pomoc- w zasadzie powinna być wyżej ale jej charakter opcjonalny sprawił że wylądowała na końcu. Chodzi tutaj o zdolność do świadczenia pomocy producenta oprogramowania dotyczącej zarówno spraw technicznych jego programu ale też (co jest preferowane) pomocy księgowej lub doradcy podatkowego.

Oprócz tego jednym z najważniejszych elementów analizy oprogramowania musi być oczywiście jego funkcjonalność- czy spełnia wymogi naszej firmy, czy jest w stanie generować wszystkie lub prawie wszystkie potrzebne dokumenty? To głównie tym elementem powinniśmy się kierować przy wyborze program online dla naszego przedsiębiorstwa.

Pomimo tego co mogłoby się początkowo wydawać po pobieżnej analizie dostępnych serwisów rachunkowości online istnieją pewne zasadnicze różnice między nimi. Zacznijmy od tych mogących nam najbardziej zawadzić:

1.      Duży producent- jeśli strona z serwisem znajduje się na wysokiej pozycji w wyszukiwarce to oznacza to, że producent inwestuje w pozycjonowanie co oznacza, że z pewnością interesuje się swoim produktem. Właściwie wielkość i zaangażowanie producenta w produkt rzutuje również na pozostałe elementy, które będzie punktować w tej wycenie. Powód jest prosty- są pieniądze na rozwój aplikacji.

2.      Pewność i dostępność – nie możemy sobie pozwolić aby dane, które będzie przechowywać w chmurze serwisu rachunkowości (czyli po prostu na serwerze producenta) bywały często nie dostępne i w zasadzie w ogóle takie newralgiczne dane jak dane naszych kontrahentów oraz informacje dotyczące transakcji z nimi muszą być szczególnie przechowywane. Powinny być również chronione przed awarią serwera- czyli musi być przeprowadzana codzienna kopia danych. Ciężko jest jednak taki element sprawdzić.

3.      Częste aktualizacje- podstawa ponownie wynikająca z tego czy producent inwestuje w swój program. Oczywiście możliwa jest sytuacja gdzie mała firma będzie dbała o swoje oprogramowanie lepiej niż większy producent. Prawo zmienia się dosyć często, zaletą księgowania online jest to że aktualizacjami prawa i zmianami stawek itp. nie powinniśmy się w ogóle przejmować gdyż powinny one być dokonywane automatycznie.

Wymienione w poprzednim wpisie rozwiązanie problemu prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie w sposób samodzielny za pomocą narzędzi dostępnych w Internecie posiada wiele zalet. Jest to sposób na zaoszczędzenie czasu (oczywiście nie tak bardzo jak biuro rachunkowe jednakże tutaj w grę wchodzą również koszty) jak i również nabycie pewnej wprawy w zakresie przepraw z urzędem skarbowym. Taki samodzielny przedsiębiorca może jednak czuć się nieco niepewnie gdy przyjdzie mu podjąć decyzję co może odliczyć od podatku a co nie. Czasami warto rozpocząć księgowość samemu aby mieć pełną kontrolę nad wydatkami odliczeniami itp. Wadą takiego rozwiązania jest niestety sprawność takiego prowadzenia księgowości. Nie ma co liczyć, że od razu będziemy wiedzieć wszystko. Początkowo może to też zabierać sporo czasu zwłaszcza gdy nie będziemy mieli dostępnej żadnej osoby, do której można udać się po radę. Wtedy za przewodnika musi służyć Internet lub literatura fachowa. Istnieje również możliwość wystosowywania zapytań do urzędu skarbowego o Interpretację przepisów jednakże jest to drogą żmudna a na odpowiedź często trzeba czekać tak długo iż czynność, o którą pytaliśmy już dawno będzie musiała być zaksięgowana w jakiś sposób. W ostateczności zawsze możemy się udać do doradcy podatkowego lub innej osoby z odpowiednimi uprawnieniami po poradę- trzeba jednakże liczyć się wtedy z dodatkowymi kosztami, których chcieliśmy uniknąć samodzielnie prowadząc księgowość.

W każdym przedsiębiorstwie, które jest płatnikiem VAT-u podstawowym dokumentem z dowodów księgowych jest zwykle faktura VAT. Pod pojęciem podatku VAT rozumiem podatek należny od wartości dodanej części do danego produktu. Fakturami VAT w naszej firmie zwykle będzie się zajmował dział księgowości choć do przyjmowania lub wystawiania faktur mogą być oddelegowane inne osoby (pracownik działu księgowości będzie jednak nadal miał za zadanie odpowiednio uwzględnić te dokumenty w ewidencjach itp.). Również jeśli sami będziemy prowadzić księgowość w naszym mikro przedsiębiorstwie to będziemy mieli doczynienia z fakturami VAT. Część przedsiębiorców oddelegowuje zadania związane z prowadzeniem księgowości do firm trzecich dzięki czemu odpada im znaczna część obowiązków związanych z odpowiednim prowadzeniem rachunkowości. Całkiem odpocząć od księgowania można zwłaszcza w przypadku wynajęcia biura rachunkowego gdyż mają one ustawowy wymóg posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Pamiętajmy, że w takim wypadku nadal będziemy mieli pewne obowiązku dotyczące np. wystawiania faktur ale będzie to czynione w wąskim zakresie gdyż znakomita większość papierkowej roboty spłynie na biuro rachunkowe. Oczywiście taka przyjemność kosztuje jednakże nie jest to duży koszt (ok.100 zł dla małej działalności np. fryzjer w średnim mieście). Koszty biura zmniejszają jeśli jest duża konkurencja w danym mieście- wtedy za tę cenę oferowanych jest więcej opcji np. sporządzanie dokumentów  do różnych instytucji.

Jak wiadomo przepisy podatkowe są dość skomplikowane, nieustannie zmieniające się normy prawne powodują, że przedsiębiorcy rezygnują z samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych i oddają je pod opiekę odpowiednio wyszkolonych osób. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego nie jest wcale tak łatwy jak się wszystkimi wydaje. Jakimi zasadami powinni kierować się przedsiębiorcy wybierając odpowiednie biuro rachunkowe? Pierwsze kryterium powinno stanowić posiadanie odpowiednich uprawnień tj., czy posiada uprawnienia nadane przez Ministra Finansów lub czy jest wpisane do odpowiedniego rejestru biegłych rewidentów czy też doradców podatkowych. Po drugie należy sprawdzić czy jest ono ubezpieczone, albowiem w przypadku jakichkolwiek błędów, niedopatrzeń winę zawsze ponosi podatnik. Dopiero później może on ubiegać się o odszkodowanie przed sądem. Po trzecie należy zwrócić uwagę, na jakość usług i odpowiadający temu cennik. Należy jednak pamiętać o tym, że cena nie powinna być podstawowym kryterium wyboru odpowiedniego biura. Oczywiście należy również kierować się opinią klientów. W końcu nie od dziś wiadomo, że nie ma lepszej reklamy niż zadowolony klient. A ponadto jak wiadomo każde renomowane Biro pochwali się liczbą posiadanych klientów i nie będzie zasłaniało się tajemnicą służbową. Ważnym kryterium jest również miejsce, w którym znajduje się dane biuro rachunkowe. W owym kryterium chodzi przede wszystkim o odległość, albowiem należy być w nieustannym kontakcie z księgową, wszystko kontrolować. Jak więc widać wybór odpowiedniego biura rachunkowego nie jest wcale taki łatwy.