Elektroniczna faktura

Posts Tagged ‘elektroniczne’

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od jego wielkości czy innych czynników gospodarczych lub ekonomicznych, jest zobowiązane przez regulacje prawne do prowadzenia księgowości. Rodzaj księgowości jaki musi być stosowany w danym przedsiębiorstwie jest już zależny od czynników takich jak rozmiar firmy, segment jej działań gospodarczych oraz innych czynników określonych w odrębnych przepisach prawa. Firma, w zależności od spełnienia warunków ustawowych, może prowadzić księgowość uproszczoną lub pełną. W wypadku spełnienia kryteriów dotyczących prowadzenia księgowości uproszczonej w przedsiębiorstwie powinna być prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów. Jeśli natomiast dany podmiot gospodarczy przekracza pewne, wynikające z rozporządzeń Ministra Finansów lub ustaw, limity dotyczące prowadzenia księgowości uproszczonej to zastosowanie mają regulacje prawne dotyczące prowadzenia księgowości pełnej czyli sporządzanie ksiąg rachunkowych. Warto przy tym nadmienić iż księga przychodów i rozchodów nie spełnia definicji księgi rachunkowej- jest ona, zgodnie zresztą ze swoją pełną nazwą, uznawana za księgę podatkową.

Jeśli dany podmiot jest samodzielnie prowadzoną działalnością gospodarczą to częstym postępowaniem, również w innych typach działalności gospodarczej, jest delegowanie sporządzania ewidencji takich jak podatkowa księga przychodów i rozchodów do firmy trzeciej, którą w tym wypadku najczęściej jest, wyspecjalizowane w tego rodzaju działalności oraz posiadające odpowiednie uprawnienia, biuro rachunkowości.

W związku z dostosowywaniem polskich regulacji prawnych do norm i dyrektyw Unii Europejskiej zostały wprowadzone przepisy zmieniające zasady dotyczące elektronicznej dokumentacji w tym elektronicznych faktur oraz kontaktowania się z urzędami za pomocą internetu. W tym momencie, teoretycznie, możemy złożyć wiele druków i formularzy poprzez Internet korzystając z serwisu ePUAP (dzięki jednorazowemu uwierzytelnieniu się możemy składać dokumenty bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Jak to wygląda w praktyce nie trudno się domyślić- jedynie z częścią urzędów można się kontaktować w ten sposób. Również zakres dokumentów, które możemy złożyć bez podpisu elektronicznego nie jest imponujący chociaż niesprawiedliwe byłoby twierdzenie że nie zakres ten nie uległ rozszerzeniu. Jest to z pewnością krok w dobrą stronę szkoda jedynie że w polskiej biurokracji nie da się przeprowadzać zmian szybciej. Przedsiębiorcy z pewnością dostrzegają stopniowe zmiany w prawie wprowadzające wiele udogodnień i uproszczenia dotyczące np. zakładania firmy (tzw. „jedno okienko”). Zmiany te jednak zachodzą bardzo powoli a zmuszenie do korzystania z nowoczesnych rozwiązań zarówno części przedsiębiorców jak i niektóre urzędy może zająć sporo czasu pomimo oczywistych pozytywów wynikających z komunikacji elektronicznej itp. Jako że nie mamy wpływu na urzędy oraz znikomy wpływ na innych przedsiębiorców zacznijmy od siebie- przyjmujmy faktury elektroniczne (z zachowaniem odpowiednich  warunków przechowywania) oraz namawiajmy innych właścicieli firm do przejścia na ten sposób księgowości.

Jakiś czas temu zachłyśnięcie się polskiej gospodarki e-fakturą zahamowała opinia Ministerstwa Finansów (kompletnie niezrozumiała zresztą) dotycząca elektronicznych faktur. Otóż wedle tej decyzji elektroniczna faktura (zwana e-faktura bądź ekologiczną fakturą) nie miała dawać podstaw do odliczenia podatku naliczonego. Opublikowanie tej opinii wywołało falę oburzenia  wśród polskich przedsiębiorców a nawet osób prywatnych, które do tej pory używały faktur tradycyjnych do odliczenia podatku za Internet. Ta nielogiczna decyzja została jednak szybko cofnięta i w obecnej chwili nie ma przeszkód aby stosować e-fakturę jak normalny dowód księgowy. Stosowanie elektronicznych faktur wprowadza pewien nowy standard w polskich przedsiębiorstwach jednakże jak to zwykle z nowymi technologiami bywa będziemy musieli trochę zaczekać aż zostanie on w pełni wdrożony w większości przedsiębiorstw. Obecnie jesteśmy zobowiązani do uzyskania zgody na przesyłanie faktur do naszych kontrahentów w ten sposób (i prawdopodobnie będzie ona jeszcze długo wymagana ze względu na stosunek niektórych przedsiębiorstw do obsługi komunikacji elektronicznej). Najgorsze jednak w tym wszystkim jest to w jaki sposób urzędy nie stosują się do wprowadzanych przez urząd rozwiązań, dochodzą do mnie również słuchy o kwestionowaniu faktur elektronicznych „z zasady” bez przeprowadzania jakiejkolwiek ekspertyzy. Oczywiście nie jest to postępowanie legalne i możemy złożyć zażalenie . W następnym wpisie opisze również w jaki sposób urzędu skarbowe poradziły sobie z obowiązkiem informatyzacji placówek.

4. Uniwersalność programu – być może przez długi okres prowadzenia swojej działalności gospodarczej nie będziemy potrzebowali przesiadać się do innego oprogramowania jednakże powinniśmy zadbać o możliwość przeniesienia naszej księgowości do zupełnie innego środowiska np. lokalnego. Zatem odpowiednie oprogramowanie online powinno posiadać możliwość eksportu danych do uniwersalnego formatu plików.

5. Łatwość użytkowania- jeśli aplikacja jest trudna do ogarnięcia możemy szybko zniechęcić się do takiego sposobu księgowania. Chodzi tu nie tylko o interfejs i jego użyteczność.

6. Cena abonamentowa- niemalże wszystkie liczące się serwisy rachunkowości online wprowadzają miesięczną opłatę abonamentową, która może być powiązana z pakietem opcji, które wybierzemy lub po prostu z funkcjami danego serwisu. Nie jest to duży koszt dlatego też zajmuje niskie miejsce w rankingu.

7. Pomoc- w zasadzie powinna być wyżej ale jej charakter opcjonalny sprawił że wylądowała na końcu. Chodzi tutaj o zdolność do świadczenia pomocy producenta oprogramowania dotyczącej zarówno spraw technicznych jego programu ale też (co jest preferowane) pomocy księgowej lub doradcy podatkowego.

Oprócz tego jednym z najważniejszych elementów analizy oprogramowania musi być oczywiście jego funkcjonalność- czy spełnia wymogi naszej firmy, czy jest w stanie generować wszystkie lub prawie wszystkie potrzebne dokumenty? To głównie tym elementem powinniśmy się kierować przy wyborze program online dla naszego przedsiębiorstwa.

Pomimo tego co mogłoby się początkowo wydawać po pobieżnej analizie dostępnych serwisów rachunkowości online istnieją pewne zasadnicze różnice między nimi. Zacznijmy od tych mogących nam najbardziej zawadzić:

1.      Duży producent- jeśli strona z serwisem znajduje się na wysokiej pozycji w wyszukiwarce to oznacza to, że producent inwestuje w pozycjonowanie co oznacza, że z pewnością interesuje się swoim produktem. Właściwie wielkość i zaangażowanie producenta w produkt rzutuje również na pozostałe elementy, które będzie punktować w tej wycenie. Powód jest prosty- są pieniądze na rozwój aplikacji.

2.      Pewność i dostępność – nie możemy sobie pozwolić aby dane, które będzie przechowywać w chmurze serwisu rachunkowości (czyli po prostu na serwerze producenta) bywały często nie dostępne i w zasadzie w ogóle takie newralgiczne dane jak dane naszych kontrahentów oraz informacje dotyczące transakcji z nimi muszą być szczególnie przechowywane. Powinny być również chronione przed awarią serwera- czyli musi być przeprowadzana codzienna kopia danych. Ciężko jest jednak taki element sprawdzić.

3.      Częste aktualizacje- podstawa ponownie wynikająca z tego czy producent inwestuje w swój program. Oczywiście możliwa jest sytuacja gdzie mała firma będzie dbała o swoje oprogramowanie lepiej niż większy producent. Prawo zmienia się dosyć często, zaletą księgowania online jest to że aktualizacjami prawa i zmianami stawek itp. nie powinniśmy się w ogóle przejmować gdyż powinny one być dokonywane automatycznie.

Wymienione w poprzednim wpisie rozwiązanie problemu prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie w sposób samodzielny za pomocą narzędzi dostępnych w Internecie posiada wiele zalet. Jest to sposób na zaoszczędzenie czasu (oczywiście nie tak bardzo jak biuro rachunkowe jednakże tutaj w grę wchodzą również koszty) jak i również nabycie pewnej wprawy w zakresie przepraw z urzędem skarbowym. Taki samodzielny przedsiębiorca może jednak czuć się nieco niepewnie gdy przyjdzie mu podjąć decyzję co może odliczyć od podatku a co nie. Czasami warto rozpocząć księgowość samemu aby mieć pełną kontrolę nad wydatkami odliczeniami itp. Wadą takiego rozwiązania jest niestety sprawność takiego prowadzenia księgowości. Nie ma co liczyć, że od razu będziemy wiedzieć wszystko. Początkowo może to też zabierać sporo czasu zwłaszcza gdy nie będziemy mieli dostępnej żadnej osoby, do której można udać się po radę. Wtedy za przewodnika musi służyć Internet lub literatura fachowa. Istnieje również możliwość wystosowywania zapytań do urzędu skarbowego o Interpretację przepisów jednakże jest to drogą żmudna a na odpowiedź często trzeba czekać tak długo iż czynność, o którą pytaliśmy już dawno będzie musiała być zaksięgowana w jakiś sposób. W ostateczności zawsze możemy się udać do doradcy podatkowego lub innej osoby z odpowiednimi uprawnieniami po poradę- trzeba jednakże liczyć się wtedy z dodatkowymi kosztami, których chcieliśmy uniknąć samodzielnie prowadząc księgowość.

Częstym problemem występującym w firmach różnego segmentu oraz wielkości jest forma prowadzenia księgowości. Szczególnie z taką problematyką muszą zmierzyć się właściciele małych przedsiębiorstw lub jednoosobowych działalności gospodarczych. Zwykle tacy przedsiębiorcy szukają oszczędności na każdym polu działalności ich firmy. Logicznym zatem wydaje sposób, w który prowadzą oni księgowość czyli samodzielne prowadzenie księgowości (ewentualnie z pomocą programów księgowych). Jest to oczywiście najtańsze rozwiązanie problemu rachunkowości w naszej firmie jednakże nie zawsze jest najlepsze. Pamiętajmy, że oznacza to stuprocentową odpowiedzialność za ewentualne błędy popełnione w księgowości. Inaczej nieco wygląda to w przypadku wynajęcie biura rachunkowego gdyż możemy domagać się odszkodowania za błędy oraz odpowiedzialnym za nie jest sporządzający rachunkowość czyli biuro. Wracając jednak do samodzielnego prowadzenia rachunkowości- pamiętajmy, że nie jest to tak bardzo skomplikowane i przeciętny mały przedsiębiorca powinien sobie z tym poradzić. Szczególnie pomocne dla takich osób są programy do fakturowania czy też do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Oprogramowanie takie możesz znaleźć również w Internecie- jest często udostępniane przez serwisy rachunkowości online. Opłacając nieduży abonament w takim serwisie możemy sporządzać dokumenty potrzebne w prowadzeniu naszej działalności a ponadto znaczna część czynności przy generowaniu takich dokumentów jest przeprowadzana automatycznie dzięki czemu nie musimy często wypełniać tych samych rubryczek wciąż na nowo.

E-faktura jest jedną z najpopularniejszych form wystawiania dokumentów sprzedaży, w szczególności bardzo przydatna jest w transakcjach na odległość. Nie trzeba wtedy przesyłać dokumentów pocztą, a wiadomo, jak niskiej jakości są usługi pocztowe. Natomiast e-faktura przesłana mejlem, już w ciągu paru minut znajduje się na skrzynce odbiorczej adresata. Faktury elektroniczne, w przeciwieństwie do zwykłych faktur nie muszą zawierać oznaczenia kopia-oryginał. Oczywiście ustawodawca szczegółowo określił wymagania, jakie musi spełnić faktura elektroniczna, aby była ważna. Poza wszystkimi standardowymi cechami, takimi jak dane nabywcy i dostawcy, wartości transakcji, dostawca musi wyrazić pisemną lub elektroniczną zgodę na wystawianie faktury w tej właśnie formie. Brak takiej zgody uniemożliwia wystawienie e-faktury. Noty korygujące również mogą przyjąć postać elektroniczną, ale tak samo jak w przypadku faktur nabywca musi wyrazić zgodę na taki rodzaj dokumentu. Za moment dostarczenia faktury elektronicznej przyjmuje się moment jej wpłynięcia na serwer pocztowy nabywcy. Nie można dostarczać e-faktury za pomocą pendrive czy też płyty. Ponadto faktury elektroniczne muszą być przechowywane na terytorium Polski, aby w każdej chwili możliwy był ich wydruk. Musi istnieć stały i nieograniczony dostęp do tychże faktur. Faktury elektronicznie muszą być przechowywane w niezmienionej formie przez okres pięciu lat – do końca roku, w którym zakończył się termin płatności podatku, jaki wynikał z danej faktury. Oczywiście obowiązek ten wynika z ustawy i ma na celu możliwość przeprowadzenia pełnej kontroli przez uprawnione do tego organy.

Prowadzenie księgowości nie należy do najprostszych, dlatego też coraz więcej przedsiębiorców decyduje się powierzyć kwestie finansowe swojej firmy odpowiednio wyszkolonej kadrze, a więc odpowiedniemu biuru rachunkowemu. Co należy rozumieć pod terminem odpowiednie biuro rachunkowego? Po pierwsze, biuro posiadające wszystkie niezbędne uprawnienia, ubezpieczenie, biuro cieszące się szacunkiem i zainteresowaniem klientów, biuro cieszące się odpowiednią renomą na rynku, a co najważniejsze biuro zaopatrzone w odpowiednie programy. Programy dzięki, którym praca będzie przebiegała szybko i sprawnie. Na rynku już dziś dostępnych jest wiele tysięcy programów komputerowych służących do wystawiania faktur, prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów, etc. owe programy pozwalają księgowym szybko, skutecznie, a co najważniejsze prawidłowo prowadzić odpowiednie rachunki.  Dlaczego coraz więcej firm księgowych, biur rachunkowych decyduje się na korzystanie z owych programów, w czym tkwi ich popularność? Przede wszystkim w tym, że dzięki nim praca przebiega dwukrotnie szybciej, a ponadto istnieje mniejsze ryzyko błędu. Co prawda nikt nie jest nieomylny, ale programy do wypełniania faktur są wyposażone w wiele nowoczesnych funkcji, które sprawiają, że ryzyko pomyłki jest dwukrotnie mniejsze niż w przypadku dokonywania owej czynności ręcznie. Nic, więc dziwnego, że metoda ręcznego wystawiania faktur zaczyna uchodzić dziś w zapomnienie, a ludzie coraz częściej zaczynają korzystać ze zdobyczy techniki.

Każdy odpowiedzialny (przyszły) biznesmen zdaje sobie sprawę, że przed rozpoczęciem swojej działalności musi dokonać analizy pewnych czynników mających wpływ na powodzenie jego biznesu. Zatem dokonuje takiej analizy i wszystko mu wychodzi pozytywnie. Nie bierze jednak pod uwagę, że działalność gospodarcza to nie tylko praca sama w sobie ale jednak również spora dawka biurokracji i rachunkowości, z którą każdy przedsiębiorca musi sobie w ten czy inny sposób poradzić. Oczywiście nie jest to coś ponad miarę przeciętnego człowieka- można sobie z poradzić samodzielnie ale powstaje pytanie czy warto? Zasadnym wydaje się wynajęcie odpowiedniego biura rachunkowego, które zabierze znaczną część księgowości do siebie. Jednakże biuro rachunkowe nie wystawi za nas faktur każdemu kontrahentowi- można jednak spodziewać się od nich (w zależności od umowy) sporządzania dokumentów dotyczących Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego jak i prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak zatem najbardziej ułatwić sobie sporządzanie tych dokumentów, które spoczywają na nas? Częstym rozwiązaniem stosowanym przez przedsiębiorców jest korzystanie z programów do fakturowania. Dostępne są zarówno rozwiązanie komercyjne jak i darmowe do wykorzystania nawet w firmie. Nieco zmodyfikowanym typem takiego rozwiązania jest korzystanie z serwisów oferujących oprogramowanie do wystawiania faktur oraz sporządzania innych dokumentów w trybie online. Jest to rozwiązanie szczególnie preferowane przez osoby prowadzące samodzielną działalność gospodarczą związaną z internetem oraz IT.