Elektroniczna faktura

Posts Tagged ‘faktura’

Wymienione w poprzednim wpisie rozwiązanie problemu prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie w sposób samodzielny za pomocą narzędzi dostępnych w Internecie posiada wiele zalet. Jest to sposób na zaoszczędzenie czasu (oczywiście nie tak bardzo jak biuro rachunkowe jednakże tutaj w grę wchodzą również koszty) jak i również nabycie pewnej wprawy w zakresie przepraw z urzędem skarbowym. Taki samodzielny przedsiębiorca może jednak czuć się nieco niepewnie gdy przyjdzie mu podjąć decyzję co może odliczyć od podatku a co nie. Czasami warto rozpocząć księgowość samemu aby mieć pełną kontrolę nad wydatkami odliczeniami itp. Wadą takiego rozwiązania jest niestety sprawność takiego prowadzenia księgowości. Nie ma co liczyć, że od razu będziemy wiedzieć wszystko. Początkowo może to też zabierać sporo czasu zwłaszcza gdy nie będziemy mieli dostępnej żadnej osoby, do której można udać się po radę. Wtedy za przewodnika musi służyć Internet lub literatura fachowa. Istnieje również możliwość wystosowywania zapytań do urzędu skarbowego o Interpretację przepisów jednakże jest to drogą żmudna a na odpowiedź często trzeba czekać tak długo iż czynność, o którą pytaliśmy już dawno będzie musiała być zaksięgowana w jakiś sposób. W ostateczności zawsze możemy się udać do doradcy podatkowego lub innej osoby z odpowiednimi uprawnieniami po poradę- trzeba jednakże liczyć się wtedy z dodatkowymi kosztami, których chcieliśmy uniknąć samodzielnie prowadząc księgowość.

W każdym przedsiębiorstwie, które jest płatnikiem VAT-u podstawowym dokumentem z dowodów księgowych jest zwykle faktura VAT. Pod pojęciem podatku VAT rozumiem podatek należny od wartości dodanej części do danego produktu. Fakturami VAT w naszej firmie zwykle będzie się zajmował dział księgowości choć do przyjmowania lub wystawiania faktur mogą być oddelegowane inne osoby (pracownik działu księgowości będzie jednak nadal miał za zadanie odpowiednio uwzględnić te dokumenty w ewidencjach itp.). Również jeśli sami będziemy prowadzić księgowość w naszym mikro przedsiębiorstwie to będziemy mieli doczynienia z fakturami VAT. Część przedsiębiorców oddelegowuje zadania związane z prowadzeniem księgowości do firm trzecich dzięki czemu odpada im znaczna część obowiązków związanych z odpowiednim prowadzeniem rachunkowości. Całkiem odpocząć od księgowania można zwłaszcza w przypadku wynajęcia biura rachunkowego gdyż mają one ustawowy wymóg posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Pamiętajmy, że w takim wypadku nadal będziemy mieli pewne obowiązku dotyczące np. wystawiania faktur ale będzie to czynione w wąskim zakresie gdyż znakomita większość papierkowej roboty spłynie na biuro rachunkowe. Oczywiście taka przyjemność kosztuje jednakże nie jest to duży koszt (ok.100 zł dla małej działalności np. fryzjer w średnim mieście). Koszty biura zmniejszają jeśli jest duża konkurencja w danym mieście- wtedy za tę cenę oferowanych jest więcej opcji np. sporządzanie dokumentów  do różnych instytucji.

Jak wiadomo przepisy podatkowe są dość skomplikowane, nieustannie zmieniające się normy prawne powodują, że przedsiębiorcy rezygnują z samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych i oddają je pod opiekę odpowiednio wyszkolonych osób. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego nie jest wcale tak łatwy jak się wszystkimi wydaje. Jakimi zasadami powinni kierować się przedsiębiorcy wybierając odpowiednie biuro rachunkowe? Pierwsze kryterium powinno stanowić posiadanie odpowiednich uprawnień tj., czy posiada uprawnienia nadane przez Ministra Finansów lub czy jest wpisane do odpowiedniego rejestru biegłych rewidentów czy też doradców podatkowych. Po drugie należy sprawdzić czy jest ono ubezpieczone, albowiem w przypadku jakichkolwiek błędów, niedopatrzeń winę zawsze ponosi podatnik. Dopiero później może on ubiegać się o odszkodowanie przed sądem. Po trzecie należy zwrócić uwagę, na jakość usług i odpowiadający temu cennik. Należy jednak pamiętać o tym, że cena nie powinna być podstawowym kryterium wyboru odpowiedniego biura. Oczywiście należy również kierować się opinią klientów. W końcu nie od dziś wiadomo, że nie ma lepszej reklamy niż zadowolony klient. A ponadto jak wiadomo każde renomowane Biro pochwali się liczbą posiadanych klientów i nie będzie zasłaniało się tajemnicą służbową. Ważnym kryterium jest również miejsce, w którym znajduje się dane biuro rachunkowe. W owym kryterium chodzi przede wszystkim o odległość, albowiem należy być w nieustannym kontakcie z księgową, wszystko kontrolować. Jak więc widać wybór odpowiedniego biura rachunkowego nie jest wcale taki łatwy.

Każdy odpowiedzialny (przyszły) biznesmen zdaje sobie sprawę, że przed rozpoczęciem swojej działalności musi dokonać analizy pewnych czynników mających wpływ na powodzenie jego biznesu. Zatem dokonuje takiej analizy i wszystko mu wychodzi pozytywnie. Nie bierze jednak pod uwagę, że działalność gospodarcza to nie tylko praca sama w sobie ale jednak również spora dawka biurokracji i rachunkowości, z którą każdy przedsiębiorca musi sobie w ten czy inny sposób poradzić. Oczywiście nie jest to coś ponad miarę przeciętnego człowieka- można sobie z poradzić samodzielnie ale powstaje pytanie czy warto? Zasadnym wydaje się wynajęcie odpowiedniego biura rachunkowego, które zabierze znaczną część księgowości do siebie. Jednakże biuro rachunkowe nie wystawi za nas faktur każdemu kontrahentowi- można jednak spodziewać się od nich (w zależności od umowy) sporządzania dokumentów dotyczących Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego jak i prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak zatem najbardziej ułatwić sobie sporządzanie tych dokumentów, które spoczywają na nas? Częstym rozwiązaniem stosowanym przez przedsiębiorców jest korzystanie z programów do fakturowania. Dostępne są zarówno rozwiązanie komercyjne jak i darmowe do wykorzystania nawet w firmie. Nieco zmodyfikowanym typem takiego rozwiązania jest korzystanie z serwisów oferujących oprogramowanie do wystawiania faktur oraz sporządzania innych dokumentów w trybie online. Jest to rozwiązanie szczególnie preferowane przez osoby prowadzące samodzielną działalność gospodarczą związaną z internetem oraz IT.

W momencie gdy prowadzimy mikro działalność gospodarczą (czyli np. taką gdzie jedynym pracownikiem jesteśmy my) również jesteśmy zobowiązani do prowadzenia odpowiedniej ewidencji sprzedaży oraz do wystawiania odpowiednich dokumentów takich jak dowody księgowe np. popularne faktury. Nawet w tak małej firmie jak samodzielna działalność istnieje duża potrzeba automatyzacji czynności powtarzalnych- do takich czynności z pewnością należy wystawianie faktur zwłaszcza gdy naszymi głównymi czynnościami gospodarczymi jest sprzedaż towarów bądź usług na małe kwoty ale w dużej ilości. Im więcej czasu dany przedsiębiorca będzie miał czasu na właściwe prowadzenie działalności tym większe zyski. Zatem można uznać iż zakupić właściwego oprogramowanie wspomagającego fakturowanie i księgowość, nawet jeśli początkowo będzie to wysoki koszt, zwróci się. Jeśli brać pod uwagę oprogramowanie kompleksowe od znanego producenta to może ono osiągać cenę ok. 1000 zł. Nie musimy jednak korzystać z najdroższych rozwiązań gdyż zaawansowanie oprogramowania, którego będziemy używać zależy jedynie od profilu naszej firmy oraz potrzeb księgowości jakie mamy. Aby jeszcze bardziej ograniczyć koszty prowadzenia rachunkowości i ewidencji możemy decydować się na rozwiązania online, które są dużo tańsze niż rozwiązania stacjonarne- należy jednak pamiętać, że w takim przypadku zwykle będziemy musieli opłacać taki abonament co miesiąc. Koszt abonamentu waha się od 20 zł do 100 zł. Należy zatem zdecydować co chcemy osiągnąć za pomocą tych aplikacji gdyż w zależności od potrzeby danego przedsiębiorstwa będziemy musieli się zdecydować na właściwy system księgowania, rachunkowości, fakturowania oraz innych ewidencji.

Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo już od jakiegoś czasu z pewnością wiesz jakie czasochłonne może być odpowiednie dokumentowanie fakturami czynności gospodarczych, które przeprowadzasz z dala od swojej firmy. Teoretycznie sprawa jest prosta- przesyłasz pocztą dwie kopie faktury, po podpisaniu (w tej chwili sprawa uległa uproszczeniu- podpisy nie są wymagane) a jedna z nich jest do Ciebie odsyłana. W praktyce może to jednak trwać sporo czasu, cennego dla Ciebie zwłaszcza gdy Twój termin rozliczenia podatku jest zależny od momentu wystawienia faktury a nie faktycznego dnia otrzymania pieniędzy. Dzięki niedawnym nowelizacjom ustaw (ustawa o podatku VAT i zależne) wprowadzającym m.in. brak oznaczeń „oryginał” i „kopia” na fakturach oraz, co ważniejsze, brak obowiązku składania podpisu na fakturze przez osobę upoważnioną możliwe stają się jeszcze szybsze sposoby na dostarczenie dowodów księgowych do kontrahenta. Otóż wprowadzone w życie zostały uproszczenia związane z unijnym dyrektywami, które wprowadzają możliwość elektronicznego obrotu fakturami- co oznacza, że faktura przesłana e-mailem jest legalna. Musimy jednak pamiętać, że taki dokument musi być przesłany w sposób spełniający wymogi rozporządzenia Ministra Finansów oraz musi być przechowywany w odpowiedni sposób. Nie można też pominąć kwestii zgody na elektroniczne fakturowanie- aby móc wysyłać faktury online musimy uprzednio spytać takiego kontrahenta o zgodę na taki rodzaj wymiany dokumentów (można to zrobić również poprzez e-mail). Zgodę taką kontrahent może również wycofać.