Elektroniczna faktura

Posts Tagged ‘ksiegowanie’

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od jego wielkości czy innych czynników gospodarczych lub ekonomicznych, jest zobowiązane przez regulacje prawne do prowadzenia księgowości. Rodzaj księgowości jaki musi być stosowany w danym przedsiębiorstwie jest już zależny od czynników takich jak rozmiar firmy, segment jej działań gospodarczych oraz innych czynników określonych w odrębnych przepisach prawa. Firma, w zależności od spełnienia warunków ustawowych, może prowadzić księgowość uproszczoną lub pełną. W wypadku spełnienia kryteriów dotyczących prowadzenia księgowości uproszczonej w przedsiębiorstwie powinna być prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów. Jeśli natomiast dany podmiot gospodarczy przekracza pewne, wynikające z rozporządzeń Ministra Finansów lub ustaw, limity dotyczące prowadzenia księgowości uproszczonej to zastosowanie mają regulacje prawne dotyczące prowadzenia księgowości pełnej czyli sporządzanie ksiąg rachunkowych. Warto przy tym nadmienić iż księga przychodów i rozchodów nie spełnia definicji księgi rachunkowej- jest ona, zgodnie zresztą ze swoją pełną nazwą, uznawana za księgę podatkową.

Jeśli dany podmiot jest samodzielnie prowadzoną działalnością gospodarczą to częstym postępowaniem, również w innych typach działalności gospodarczej, jest delegowanie sporządzania ewidencji takich jak podatkowa księga przychodów i rozchodów do firmy trzeciej, którą w tym wypadku najczęściej jest, wyspecjalizowane w tego rodzaju działalności oraz posiadające odpowiednie uprawnienia, biuro rachunkowości.

W związku z dostosowywaniem polskich regulacji prawnych do norm i dyrektyw Unii Europejskiej zostały wprowadzone przepisy zmieniające zasady dotyczące elektronicznej dokumentacji w tym elektronicznych faktur oraz kontaktowania się z urzędami za pomocą internetu. W tym momencie, teoretycznie, możemy złożyć wiele druków i formularzy poprzez Internet korzystając z serwisu ePUAP (dzięki jednorazowemu uwierzytelnieniu się możemy składać dokumenty bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Jak to wygląda w praktyce nie trudno się domyślić- jedynie z częścią urzędów można się kontaktować w ten sposób. Również zakres dokumentów, które możemy złożyć bez podpisu elektronicznego nie jest imponujący chociaż niesprawiedliwe byłoby twierdzenie że nie zakres ten nie uległ rozszerzeniu. Jest to z pewnością krok w dobrą stronę szkoda jedynie że w polskiej biurokracji nie da się przeprowadzać zmian szybciej. Przedsiębiorcy z pewnością dostrzegają stopniowe zmiany w prawie wprowadzające wiele udogodnień i uproszczenia dotyczące np. zakładania firmy (tzw. „jedno okienko”). Zmiany te jednak zachodzą bardzo powoli a zmuszenie do korzystania z nowoczesnych rozwiązań zarówno części przedsiębiorców jak i niektóre urzędy może zająć sporo czasu pomimo oczywistych pozytywów wynikających z komunikacji elektronicznej itp. Jako że nie mamy wpływu na urzędy oraz znikomy wpływ na innych przedsiębiorców zacznijmy od siebie- przyjmujmy faktury elektroniczne (z zachowaniem odpowiednich  warunków przechowywania) oraz namawiajmy innych właścicieli firm do przejścia na ten sposób księgowości.

4. Uniwersalność programu – być może przez długi okres prowadzenia swojej działalności gospodarczej nie będziemy potrzebowali przesiadać się do innego oprogramowania jednakże powinniśmy zadbać o możliwość przeniesienia naszej księgowości do zupełnie innego środowiska np. lokalnego. Zatem odpowiednie oprogramowanie online powinno posiadać możliwość eksportu danych do uniwersalnego formatu plików.

5. Łatwość użytkowania- jeśli aplikacja jest trudna do ogarnięcia możemy szybko zniechęcić się do takiego sposobu księgowania. Chodzi tu nie tylko o interfejs i jego użyteczność.

6. Cena abonamentowa- niemalże wszystkie liczące się serwisy rachunkowości online wprowadzają miesięczną opłatę abonamentową, która może być powiązana z pakietem opcji, które wybierzemy lub po prostu z funkcjami danego serwisu. Nie jest to duży koszt dlatego też zajmuje niskie miejsce w rankingu.

7. Pomoc- w zasadzie powinna być wyżej ale jej charakter opcjonalny sprawił że wylądowała na końcu. Chodzi tutaj o zdolność do świadczenia pomocy producenta oprogramowania dotyczącej zarówno spraw technicznych jego programu ale też (co jest preferowane) pomocy księgowej lub doradcy podatkowego.

Oprócz tego jednym z najważniejszych elementów analizy oprogramowania musi być oczywiście jego funkcjonalność- czy spełnia wymogi naszej firmy, czy jest w stanie generować wszystkie lub prawie wszystkie potrzebne dokumenty? To głównie tym elementem powinniśmy się kierować przy wyborze program online dla naszego przedsiębiorstwa.

Wymienione w poprzednim wpisie rozwiązanie problemu prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie w sposób samodzielny za pomocą narzędzi dostępnych w Internecie posiada wiele zalet. Jest to sposób na zaoszczędzenie czasu (oczywiście nie tak bardzo jak biuro rachunkowe jednakże tutaj w grę wchodzą również koszty) jak i również nabycie pewnej wprawy w zakresie przepraw z urzędem skarbowym. Taki samodzielny przedsiębiorca może jednak czuć się nieco niepewnie gdy przyjdzie mu podjąć decyzję co może odliczyć od podatku a co nie. Czasami warto rozpocząć księgowość samemu aby mieć pełną kontrolę nad wydatkami odliczeniami itp. Wadą takiego rozwiązania jest niestety sprawność takiego prowadzenia księgowości. Nie ma co liczyć, że od razu będziemy wiedzieć wszystko. Początkowo może to też zabierać sporo czasu zwłaszcza gdy nie będziemy mieli dostępnej żadnej osoby, do której można udać się po radę. Wtedy za przewodnika musi służyć Internet lub literatura fachowa. Istnieje również możliwość wystosowywania zapytań do urzędu skarbowego o Interpretację przepisów jednakże jest to drogą żmudna a na odpowiedź często trzeba czekać tak długo iż czynność, o którą pytaliśmy już dawno będzie musiała być zaksięgowana w jakiś sposób. W ostateczności zawsze możemy się udać do doradcy podatkowego lub innej osoby z odpowiednimi uprawnieniami po poradę- trzeba jednakże liczyć się wtedy z dodatkowymi kosztami, których chcieliśmy uniknąć samodzielnie prowadząc księgowość.

Częstym problemem występującym w firmach różnego segmentu oraz wielkości jest forma prowadzenia księgowości. Szczególnie z taką problematyką muszą zmierzyć się właściciele małych przedsiębiorstw lub jednoosobowych działalności gospodarczych. Zwykle tacy przedsiębiorcy szukają oszczędności na każdym polu działalności ich firmy. Logicznym zatem wydaje sposób, w który prowadzą oni księgowość czyli samodzielne prowadzenie księgowości (ewentualnie z pomocą programów księgowych). Jest to oczywiście najtańsze rozwiązanie problemu rachunkowości w naszej firmie jednakże nie zawsze jest najlepsze. Pamiętajmy, że oznacza to stuprocentową odpowiedzialność za ewentualne błędy popełnione w księgowości. Inaczej nieco wygląda to w przypadku wynajęcie biura rachunkowego gdyż możemy domagać się odszkodowania za błędy oraz odpowiedzialnym za nie jest sporządzający rachunkowość czyli biuro. Wracając jednak do samodzielnego prowadzenia rachunkowości- pamiętajmy, że nie jest to tak bardzo skomplikowane i przeciętny mały przedsiębiorca powinien sobie z tym poradzić. Szczególnie pomocne dla takich osób są programy do fakturowania czy też do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Oprogramowanie takie możesz znaleźć również w Internecie- jest często udostępniane przez serwisy rachunkowości online. Opłacając nieduży abonament w takim serwisie możemy sporządzać dokumenty potrzebne w prowadzeniu naszej działalności a ponadto znaczna część czynności przy generowaniu takich dokumentów jest przeprowadzana automatycznie dzięki czemu nie musimy często wypełniać tych samych rubryczek wciąż na nowo.

W każdym przedsiębiorstwie, które jest płatnikiem VAT-u podstawowym dokumentem z dowodów księgowych jest zwykle faktura VAT. Pod pojęciem podatku VAT rozumiem podatek należny od wartości dodanej części do danego produktu. Fakturami VAT w naszej firmie zwykle będzie się zajmował dział księgowości choć do przyjmowania lub wystawiania faktur mogą być oddelegowane inne osoby (pracownik działu księgowości będzie jednak nadal miał za zadanie odpowiednio uwzględnić te dokumenty w ewidencjach itp.). Również jeśli sami będziemy prowadzić księgowość w naszym mikro przedsiębiorstwie to będziemy mieli doczynienia z fakturami VAT. Część przedsiębiorców oddelegowuje zadania związane z prowadzeniem księgowości do firm trzecich dzięki czemu odpada im znaczna część obowiązków związanych z odpowiednim prowadzeniem rachunkowości. Całkiem odpocząć od księgowania można zwłaszcza w przypadku wynajęcia biura rachunkowego gdyż mają one ustawowy wymóg posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Pamiętajmy, że w takim wypadku nadal będziemy mieli pewne obowiązku dotyczące np. wystawiania faktur ale będzie to czynione w wąskim zakresie gdyż znakomita większość papierkowej roboty spłynie na biuro rachunkowe. Oczywiście taka przyjemność kosztuje jednakże nie jest to duży koszt (ok.100 zł dla małej działalności np. fryzjer w średnim mieście). Koszty biura zmniejszają jeśli jest duża konkurencja w danym mieście- wtedy za tę cenę oferowanych jest więcej opcji np. sporządzanie dokumentów  do różnych instytucji.

W momencie gdy prowadzimy mikro działalność gospodarczą (czyli np. taką gdzie jedynym pracownikiem jesteśmy my) również jesteśmy zobowiązani do prowadzenia odpowiedniej ewidencji sprzedaży oraz do wystawiania odpowiednich dokumentów takich jak dowody księgowe np. popularne faktury. Nawet w tak małej firmie jak samodzielna działalność istnieje duża potrzeba automatyzacji czynności powtarzalnych- do takich czynności z pewnością należy wystawianie faktur zwłaszcza gdy naszymi głównymi czynnościami gospodarczymi jest sprzedaż towarów bądź usług na małe kwoty ale w dużej ilości. Im więcej czasu dany przedsiębiorca będzie miał czasu na właściwe prowadzenie działalności tym większe zyski. Zatem można uznać iż zakupić właściwego oprogramowanie wspomagającego fakturowanie i księgowość, nawet jeśli początkowo będzie to wysoki koszt, zwróci się. Jeśli brać pod uwagę oprogramowanie kompleksowe od znanego producenta to może ono osiągać cenę ok. 1000 zł. Nie musimy jednak korzystać z najdroższych rozwiązań gdyż zaawansowanie oprogramowania, którego będziemy używać zależy jedynie od profilu naszej firmy oraz potrzeb księgowości jakie mamy. Aby jeszcze bardziej ograniczyć koszty prowadzenia rachunkowości i ewidencji możemy decydować się na rozwiązania online, które są dużo tańsze niż rozwiązania stacjonarne- należy jednak pamiętać, że w takim przypadku zwykle będziemy musieli opłacać taki abonament co miesiąc. Koszt abonamentu waha się od 20 zł do 100 zł. Należy zatem zdecydować co chcemy osiągnąć za pomocą tych aplikacji gdyż w zależności od potrzeby danego przedsiębiorstwa będziemy musieli się zdecydować na właściwy system księgowania, rachunkowości, fakturowania oraz innych ewidencji.

Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo już od jakiegoś czasu z pewnością wiesz jakie czasochłonne może być odpowiednie dokumentowanie fakturami czynności gospodarczych, które przeprowadzasz z dala od swojej firmy. Teoretycznie sprawa jest prosta- przesyłasz pocztą dwie kopie faktury, po podpisaniu (w tej chwili sprawa uległa uproszczeniu- podpisy nie są wymagane) a jedna z nich jest do Ciebie odsyłana. W praktyce może to jednak trwać sporo czasu, cennego dla Ciebie zwłaszcza gdy Twój termin rozliczenia podatku jest zależny od momentu wystawienia faktury a nie faktycznego dnia otrzymania pieniędzy. Dzięki niedawnym nowelizacjom ustaw (ustawa o podatku VAT i zależne) wprowadzającym m.in. brak oznaczeń „oryginał” i „kopia” na fakturach oraz, co ważniejsze, brak obowiązku składania podpisu na fakturze przez osobę upoważnioną możliwe stają się jeszcze szybsze sposoby na dostarczenie dowodów księgowych do kontrahenta. Otóż wprowadzone w życie zostały uproszczenia związane z unijnym dyrektywami, które wprowadzają możliwość elektronicznego obrotu fakturami- co oznacza, że faktura przesłana e-mailem jest legalna. Musimy jednak pamiętać, że taki dokument musi być przesłany w sposób spełniający wymogi rozporządzenia Ministra Finansów oraz musi być przechowywany w odpowiedni sposób. Nie można też pominąć kwestii zgody na elektroniczne fakturowanie- aby móc wysyłać faktury online musimy uprzednio spytać takiego kontrahenta o zgodę na taki rodzaj wymiany dokumentów (można to zrobić również poprzez e-mail). Zgodę taką kontrahent może również wycofać.