Elektroniczna faktura

Posts Tagged ‘oprogramowanie’

4. Uniwersalność programu – być może przez długi okres prowadzenia swojej działalności gospodarczej nie będziemy potrzebowali przesiadać się do innego oprogramowania jednakże powinniśmy zadbać o możliwość przeniesienia naszej księgowości do zupełnie innego środowiska np. lokalnego. Zatem odpowiednie oprogramowanie online powinno posiadać możliwość eksportu danych do uniwersalnego formatu plików.

5. Łatwość użytkowania- jeśli aplikacja jest trudna do ogarnięcia możemy szybko zniechęcić się do takiego sposobu księgowania. Chodzi tu nie tylko o interfejs i jego użyteczność.

6. Cena abonamentowa- niemalże wszystkie liczące się serwisy rachunkowości online wprowadzają miesięczną opłatę abonamentową, która może być powiązana z pakietem opcji, które wybierzemy lub po prostu z funkcjami danego serwisu. Nie jest to duży koszt dlatego też zajmuje niskie miejsce w rankingu.

7. Pomoc- w zasadzie powinna być wyżej ale jej charakter opcjonalny sprawił że wylądowała na końcu. Chodzi tutaj o zdolność do świadczenia pomocy producenta oprogramowania dotyczącej zarówno spraw technicznych jego programu ale też (co jest preferowane) pomocy księgowej lub doradcy podatkowego.

Oprócz tego jednym z najważniejszych elementów analizy oprogramowania musi być oczywiście jego funkcjonalność- czy spełnia wymogi naszej firmy, czy jest w stanie generować wszystkie lub prawie wszystkie potrzebne dokumenty? To głównie tym elementem powinniśmy się kierować przy wyborze program online dla naszego przedsiębiorstwa.

Wymienione w poprzednim wpisie rozwiązanie problemu prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie w sposób samodzielny za pomocą narzędzi dostępnych w Internecie posiada wiele zalet. Jest to sposób na zaoszczędzenie czasu (oczywiście nie tak bardzo jak biuro rachunkowe jednakże tutaj w grę wchodzą również koszty) jak i również nabycie pewnej wprawy w zakresie przepraw z urzędem skarbowym. Taki samodzielny przedsiębiorca może jednak czuć się nieco niepewnie gdy przyjdzie mu podjąć decyzję co może odliczyć od podatku a co nie. Czasami warto rozpocząć księgowość samemu aby mieć pełną kontrolę nad wydatkami odliczeniami itp. Wadą takiego rozwiązania jest niestety sprawność takiego prowadzenia księgowości. Nie ma co liczyć, że od razu będziemy wiedzieć wszystko. Początkowo może to też zabierać sporo czasu zwłaszcza gdy nie będziemy mieli dostępnej żadnej osoby, do której można udać się po radę. Wtedy za przewodnika musi służyć Internet lub literatura fachowa. Istnieje również możliwość wystosowywania zapytań do urzędu skarbowego o Interpretację przepisów jednakże jest to drogą żmudna a na odpowiedź często trzeba czekać tak długo iż czynność, o którą pytaliśmy już dawno będzie musiała być zaksięgowana w jakiś sposób. W ostateczności zawsze możemy się udać do doradcy podatkowego lub innej osoby z odpowiednimi uprawnieniami po poradę- trzeba jednakże liczyć się wtedy z dodatkowymi kosztami, których chcieliśmy uniknąć samodzielnie prowadząc księgowość.

Częstym problemem występującym w firmach różnego segmentu oraz wielkości jest forma prowadzenia księgowości. Szczególnie z taką problematyką muszą zmierzyć się właściciele małych przedsiębiorstw lub jednoosobowych działalności gospodarczych. Zwykle tacy przedsiębiorcy szukają oszczędności na każdym polu działalności ich firmy. Logicznym zatem wydaje sposób, w który prowadzą oni księgowość czyli samodzielne prowadzenie księgowości (ewentualnie z pomocą programów księgowych). Jest to oczywiście najtańsze rozwiązanie problemu rachunkowości w naszej firmie jednakże nie zawsze jest najlepsze. Pamiętajmy, że oznacza to stuprocentową odpowiedzialność za ewentualne błędy popełnione w księgowości. Inaczej nieco wygląda to w przypadku wynajęcie biura rachunkowego gdyż możemy domagać się odszkodowania za błędy oraz odpowiedzialnym za nie jest sporządzający rachunkowość czyli biuro. Wracając jednak do samodzielnego prowadzenia rachunkowości- pamiętajmy, że nie jest to tak bardzo skomplikowane i przeciętny mały przedsiębiorca powinien sobie z tym poradzić. Szczególnie pomocne dla takich osób są programy do fakturowania czy też do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Oprogramowanie takie możesz znaleźć również w Internecie- jest często udostępniane przez serwisy rachunkowości online. Opłacając nieduży abonament w takim serwisie możemy sporządzać dokumenty potrzebne w prowadzeniu naszej działalności a ponadto znaczna część czynności przy generowaniu takich dokumentów jest przeprowadzana automatycznie dzięki czemu nie musimy często wypełniać tych samych rubryczek wciąż na nowo.

W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy bez posiadania odpowiedniego programu do fakturowania. Na rynku dostępnych jest wiele różnorakich programów komputerowych, dzięki którym fakturowanie danego produktu jest nie tylko łatwe, szybkie, ale przede wszystkim przyjemne. To one sprawiają, że przedsiębiorca może w mgnieniu oka wystawić jedną lub bardzo wiele faktur. To one dają możliwość nieustannego definiowania spersonalizowanych numerów. Co ciekawe, na podstawie owych programów przedsiębiorca może sam wyselekcjonować wzór swojej faktury, wzór, który będzie oryginalny, wzór, który będzie wyróżniał się spośród tysiąca innych firm. Dzięki odpowiednio dobranemu programowi do faktur można nie tylko prowadzić bazę kontrahentów, towarów, zleceń, ale również można go powiązać z innymi aplikacjami np. do zilustrowania pensji, rachunków, przechowalni itd., W czym tkwi sukces takich programów i dlaczego coraz więcej firm decyduje się na ich zakup? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. Po pierwsze, dzięki takim programom praca w danym biurze rachunkowym przebiega szybciej, sprawniej, a poza tym istnieje mniejsze ryzyko błędu. Po drugie, jest to wielkie udogodnienie dla pracowników, takiego biura, albowiem może on w ciągu dnia dokonać wystawienia wielu faktur ich rozliczenie, etc., Jak więc widać dzięki takiemu programowi w ciągu dnia można obsłużyć wielu klientów. Nic, więc w tym dziwnego, że właściciele wielu biur rachunkowych decydują się na zakup takich programów, a przedsiębiorcy powierzają właśnie im finanse swojej firmy, swojego przedsiębiorstwa.

Prowadzenie księgowości nie należy do najprostszych, dlatego też coraz więcej przedsiębiorców decyduje się powierzyć kwestie finansowe swojej firmy odpowiednio wyszkolonej kadrze, a więc odpowiedniemu biuru rachunkowemu. Co należy rozumieć pod terminem odpowiednie biuro rachunkowego? Po pierwsze, biuro posiadające wszystkie niezbędne uprawnienia, ubezpieczenie, biuro cieszące się szacunkiem i zainteresowaniem klientów, biuro cieszące się odpowiednią renomą na rynku, a co najważniejsze biuro zaopatrzone w odpowiednie programy. Programy dzięki, którym praca będzie przebiegała szybko i sprawnie. Na rynku już dziś dostępnych jest wiele tysięcy programów komputerowych służących do wystawiania faktur, prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów, etc. owe programy pozwalają księgowym szybko, skutecznie, a co najważniejsze prawidłowo prowadzić odpowiednie rachunki.  Dlaczego coraz więcej firm księgowych, biur rachunkowych decyduje się na korzystanie z owych programów, w czym tkwi ich popularność? Przede wszystkim w tym, że dzięki nim praca przebiega dwukrotnie szybciej, a ponadto istnieje mniejsze ryzyko błędu. Co prawda nikt nie jest nieomylny, ale programy do wypełniania faktur są wyposażone w wiele nowoczesnych funkcji, które sprawiają, że ryzyko pomyłki jest dwukrotnie mniejsze niż w przypadku dokonywania owej czynności ręcznie. Nic, więc dziwnego, że metoda ręcznego wystawiania faktur zaczyna uchodzić dziś w zapomnienie, a ludzie coraz częściej zaczynają korzystać ze zdobyczy techniki.

Każdy odpowiedzialny (przyszły) biznesmen zdaje sobie sprawę, że przed rozpoczęciem swojej działalności musi dokonać analizy pewnych czynników mających wpływ na powodzenie jego biznesu. Zatem dokonuje takiej analizy i wszystko mu wychodzi pozytywnie. Nie bierze jednak pod uwagę, że działalność gospodarcza to nie tylko praca sama w sobie ale jednak również spora dawka biurokracji i rachunkowości, z którą każdy przedsiębiorca musi sobie w ten czy inny sposób poradzić. Oczywiście nie jest to coś ponad miarę przeciętnego człowieka- można sobie z poradzić samodzielnie ale powstaje pytanie czy warto? Zasadnym wydaje się wynajęcie odpowiedniego biura rachunkowego, które zabierze znaczną część księgowości do siebie. Jednakże biuro rachunkowe nie wystawi za nas faktur każdemu kontrahentowi- można jednak spodziewać się od nich (w zależności od umowy) sporządzania dokumentów dotyczących Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego jak i prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak zatem najbardziej ułatwić sobie sporządzanie tych dokumentów, które spoczywają na nas? Częstym rozwiązaniem stosowanym przez przedsiębiorców jest korzystanie z programów do fakturowania. Dostępne są zarówno rozwiązanie komercyjne jak i darmowe do wykorzystania nawet w firmie. Nieco zmodyfikowanym typem takiego rozwiązania jest korzystanie z serwisów oferujących oprogramowanie do wystawiania faktur oraz sporządzania innych dokumentów w trybie online. Jest to rozwiązanie szczególnie preferowane przez osoby prowadzące samodzielną działalność gospodarczą związaną z internetem oraz IT.

W momencie gdy prowadzimy mikro działalność gospodarczą (czyli np. taką gdzie jedynym pracownikiem jesteśmy my) również jesteśmy zobowiązani do prowadzenia odpowiedniej ewidencji sprzedaży oraz do wystawiania odpowiednich dokumentów takich jak dowody księgowe np. popularne faktury. Nawet w tak małej firmie jak samodzielna działalność istnieje duża potrzeba automatyzacji czynności powtarzalnych- do takich czynności z pewnością należy wystawianie faktur zwłaszcza gdy naszymi głównymi czynnościami gospodarczymi jest sprzedaż towarów bądź usług na małe kwoty ale w dużej ilości. Im więcej czasu dany przedsiębiorca będzie miał czasu na właściwe prowadzenie działalności tym większe zyski. Zatem można uznać iż zakupić właściwego oprogramowanie wspomagającego fakturowanie i księgowość, nawet jeśli początkowo będzie to wysoki koszt, zwróci się. Jeśli brać pod uwagę oprogramowanie kompleksowe od znanego producenta to może ono osiągać cenę ok. 1000 zł. Nie musimy jednak korzystać z najdroższych rozwiązań gdyż zaawansowanie oprogramowania, którego będziemy używać zależy jedynie od profilu naszej firmy oraz potrzeb księgowości jakie mamy. Aby jeszcze bardziej ograniczyć koszty prowadzenia rachunkowości i ewidencji możemy decydować się na rozwiązania online, które są dużo tańsze niż rozwiązania stacjonarne- należy jednak pamiętać, że w takim przypadku zwykle będziemy musieli opłacać taki abonament co miesiąc. Koszt abonamentu waha się od 20 zł do 100 zł. Należy zatem zdecydować co chcemy osiągnąć za pomocą tych aplikacji gdyż w zależności od potrzeby danego przedsiębiorstwa będziemy musieli się zdecydować na właściwy system księgowania, rachunkowości, fakturowania oraz innych ewidencji.