Elektroniczna faktura

Posts Tagged ‘program do faktur’

Jakiś czas temu zachłyśnięcie się polskiej gospodarki e-fakturą zahamowała opinia Ministerstwa Finansów (kompletnie niezrozumiała zresztą) dotycząca elektronicznych faktur. Otóż wedle tej decyzji elektroniczna faktura (zwana e-faktura bądź ekologiczną fakturą) nie miała dawać podstaw do odliczenia podatku naliczonego. Opublikowanie tej opinii wywołało falę oburzenia  wśród polskich przedsiębiorców a nawet osób prywatnych, które do tej pory używały faktur tradycyjnych do odliczenia podatku za Internet. Ta nielogiczna decyzja została jednak szybko cofnięta i w obecnej chwili nie ma przeszkód aby stosować e-fakturę jak normalny dowód księgowy. Stosowanie elektronicznych faktur wprowadza pewien nowy standard w polskich przedsiębiorstwach jednakże jak to zwykle z nowymi technologiami bywa będziemy musieli trochę zaczekać aż zostanie on w pełni wdrożony w większości przedsiębiorstw. Obecnie jesteśmy zobowiązani do uzyskania zgody na przesyłanie faktur do naszych kontrahentów w ten sposób (i prawdopodobnie będzie ona jeszcze długo wymagana ze względu na stosunek niektórych przedsiębiorstw do obsługi komunikacji elektronicznej). Najgorsze jednak w tym wszystkim jest to w jaki sposób urzędy nie stosują się do wprowadzanych przez urząd rozwiązań, dochodzą do mnie również słuchy o kwestionowaniu faktur elektronicznych „z zasady” bez przeprowadzania jakiejkolwiek ekspertyzy. Oczywiście nie jest to postępowanie legalne i możemy złożyć zażalenie . W następnym wpisie opisze również w jaki sposób urzędu skarbowe poradziły sobie z obowiązkiem informatyzacji placówek.

4. Uniwersalność programu – być może przez długi okres prowadzenia swojej działalności gospodarczej nie będziemy potrzebowali przesiadać się do innego oprogramowania jednakże powinniśmy zadbać o możliwość przeniesienia naszej księgowości do zupełnie innego środowiska np. lokalnego. Zatem odpowiednie oprogramowanie online powinno posiadać możliwość eksportu danych do uniwersalnego formatu plików.

5. Łatwość użytkowania- jeśli aplikacja jest trudna do ogarnięcia możemy szybko zniechęcić się do takiego sposobu księgowania. Chodzi tu nie tylko o interfejs i jego użyteczność.

6. Cena abonamentowa- niemalże wszystkie liczące się serwisy rachunkowości online wprowadzają miesięczną opłatę abonamentową, która może być powiązana z pakietem opcji, które wybierzemy lub po prostu z funkcjami danego serwisu. Nie jest to duży koszt dlatego też zajmuje niskie miejsce w rankingu.

7. Pomoc- w zasadzie powinna być wyżej ale jej charakter opcjonalny sprawił że wylądowała na końcu. Chodzi tutaj o zdolność do świadczenia pomocy producenta oprogramowania dotyczącej zarówno spraw technicznych jego programu ale też (co jest preferowane) pomocy księgowej lub doradcy podatkowego.

Oprócz tego jednym z najważniejszych elementów analizy oprogramowania musi być oczywiście jego funkcjonalność- czy spełnia wymogi naszej firmy, czy jest w stanie generować wszystkie lub prawie wszystkie potrzebne dokumenty? To głównie tym elementem powinniśmy się kierować przy wyborze program online dla naszego przedsiębiorstwa.

Częstym problemem występującym w firmach różnego segmentu oraz wielkości jest forma prowadzenia księgowości. Szczególnie z taką problematyką muszą zmierzyć się właściciele małych przedsiębiorstw lub jednoosobowych działalności gospodarczych. Zwykle tacy przedsiębiorcy szukają oszczędności na każdym polu działalności ich firmy. Logicznym zatem wydaje sposób, w który prowadzą oni księgowość czyli samodzielne prowadzenie księgowości (ewentualnie z pomocą programów księgowych). Jest to oczywiście najtańsze rozwiązanie problemu rachunkowości w naszej firmie jednakże nie zawsze jest najlepsze. Pamiętajmy, że oznacza to stuprocentową odpowiedzialność za ewentualne błędy popełnione w księgowości. Inaczej nieco wygląda to w przypadku wynajęcie biura rachunkowego gdyż możemy domagać się odszkodowania za błędy oraz odpowiedzialnym za nie jest sporządzający rachunkowość czyli biuro. Wracając jednak do samodzielnego prowadzenia rachunkowości- pamiętajmy, że nie jest to tak bardzo skomplikowane i przeciętny mały przedsiębiorca powinien sobie z tym poradzić. Szczególnie pomocne dla takich osób są programy do fakturowania czy też do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Oprogramowanie takie możesz znaleźć również w Internecie- jest często udostępniane przez serwisy rachunkowości online. Opłacając nieduży abonament w takim serwisie możemy sporządzać dokumenty potrzebne w prowadzeniu naszej działalności a ponadto znaczna część czynności przy generowaniu takich dokumentów jest przeprowadzana automatycznie dzięki czemu nie musimy często wypełniać tych samych rubryczek wciąż na nowo.

W każdym przedsiębiorstwie, które jest płatnikiem VAT-u podstawowym dokumentem z dowodów księgowych jest zwykle faktura VAT. Pod pojęciem podatku VAT rozumiem podatek należny od wartości dodanej części do danego produktu. Fakturami VAT w naszej firmie zwykle będzie się zajmował dział księgowości choć do przyjmowania lub wystawiania faktur mogą być oddelegowane inne osoby (pracownik działu księgowości będzie jednak nadal miał za zadanie odpowiednio uwzględnić te dokumenty w ewidencjach itp.). Również jeśli sami będziemy prowadzić księgowość w naszym mikro przedsiębiorstwie to będziemy mieli doczynienia z fakturami VAT. Część przedsiębiorców oddelegowuje zadania związane z prowadzeniem księgowości do firm trzecich dzięki czemu odpada im znaczna część obowiązków związanych z odpowiednim prowadzeniem rachunkowości. Całkiem odpocząć od księgowania można zwłaszcza w przypadku wynajęcia biura rachunkowego gdyż mają one ustawowy wymóg posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Pamiętajmy, że w takim wypadku nadal będziemy mieli pewne obowiązku dotyczące np. wystawiania faktur ale będzie to czynione w wąskim zakresie gdyż znakomita większość papierkowej roboty spłynie na biuro rachunkowe. Oczywiście taka przyjemność kosztuje jednakże nie jest to duży koszt (ok.100 zł dla małej działalności np. fryzjer w średnim mieście). Koszty biura zmniejszają jeśli jest duża konkurencja w danym mieście- wtedy za tę cenę oferowanych jest więcej opcji np. sporządzanie dokumentów  do różnych instytucji.

W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy bez posiadania odpowiedniego programu do fakturowania. Na rynku dostępnych jest wiele różnorakich programów komputerowych, dzięki którym fakturowanie danego produktu jest nie tylko łatwe, szybkie, ale przede wszystkim przyjemne. To one sprawiają, że przedsiębiorca może w mgnieniu oka wystawić jedną lub bardzo wiele faktur. To one dają możliwość nieustannego definiowania spersonalizowanych numerów. Co ciekawe, na podstawie owych programów przedsiębiorca może sam wyselekcjonować wzór swojej faktury, wzór, który będzie oryginalny, wzór, który będzie wyróżniał się spośród tysiąca innych firm. Dzięki odpowiednio dobranemu programowi do faktur można nie tylko prowadzić bazę kontrahentów, towarów, zleceń, ale również można go powiązać z innymi aplikacjami np. do zilustrowania pensji, rachunków, przechowalni itd., W czym tkwi sukces takich programów i dlaczego coraz więcej firm decyduje się na ich zakup? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. Po pierwsze, dzięki takim programom praca w danym biurze rachunkowym przebiega szybciej, sprawniej, a poza tym istnieje mniejsze ryzyko błędu. Po drugie, jest to wielkie udogodnienie dla pracowników, takiego biura, albowiem może on w ciągu dnia dokonać wystawienia wielu faktur ich rozliczenie, etc., Jak więc widać dzięki takiemu programowi w ciągu dnia można obsłużyć wielu klientów. Nic, więc w tym dziwnego, że właściciele wielu biur rachunkowych decydują się na zakup takich programów, a przedsiębiorcy powierzają właśnie im finanse swojej firmy, swojego przedsiębiorstwa.