Elektroniczna faktura

Posts Tagged ‘serwisy rachunkowości online’

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od jego wielkości czy innych czynników gospodarczych lub ekonomicznych, jest zobowiązane przez regulacje prawne do prowadzenia księgowości. Rodzaj księgowości jaki musi być stosowany w danym przedsiębiorstwie jest już zależny od czynników takich jak rozmiar firmy, segment jej działań gospodarczych oraz innych czynników określonych w odrębnych przepisach prawa. Firma, w zależności od spełnienia warunków ustawowych, może prowadzić księgowość uproszczoną lub pełną. W wypadku spełnienia kryteriów dotyczących prowadzenia księgowości uproszczonej w przedsiębiorstwie powinna być prowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów. Jeśli natomiast dany podmiot gospodarczy przekracza pewne, wynikające z rozporządzeń Ministra Finansów lub ustaw, limity dotyczące prowadzenia księgowości uproszczonej to zastosowanie mają regulacje prawne dotyczące prowadzenia księgowości pełnej czyli sporządzanie ksiąg rachunkowych. Warto przy tym nadmienić iż księga przychodów i rozchodów nie spełnia definicji księgi rachunkowej- jest ona, zgodnie zresztą ze swoją pełną nazwą, uznawana za księgę podatkową.

Jeśli dany podmiot jest samodzielnie prowadzoną działalnością gospodarczą to częstym postępowaniem, również w innych typach działalności gospodarczej, jest delegowanie sporządzania ewidencji takich jak podatkowa księga przychodów i rozchodów do firmy trzeciej, którą w tym wypadku najczęściej jest, wyspecjalizowane w tego rodzaju działalności oraz posiadające odpowiednie uprawnienia, biuro rachunkowości.

Jakiś czas temu zachłyśnięcie się polskiej gospodarki e-fakturą zahamowała opinia Ministerstwa Finansów (kompletnie niezrozumiała zresztą) dotycząca elektronicznych faktur. Otóż wedle tej decyzji elektroniczna faktura (zwana e-faktura bądź ekologiczną fakturą) nie miała dawać podstaw do odliczenia podatku naliczonego. Opublikowanie tej opinii wywołało falę oburzenia  wśród polskich przedsiębiorców a nawet osób prywatnych, które do tej pory używały faktur tradycyjnych do odliczenia podatku za Internet. Ta nielogiczna decyzja została jednak szybko cofnięta i w obecnej chwili nie ma przeszkód aby stosować e-fakturę jak normalny dowód księgowy. Stosowanie elektronicznych faktur wprowadza pewien nowy standard w polskich przedsiębiorstwach jednakże jak to zwykle z nowymi technologiami bywa będziemy musieli trochę zaczekać aż zostanie on w pełni wdrożony w większości przedsiębiorstw. Obecnie jesteśmy zobowiązani do uzyskania zgody na przesyłanie faktur do naszych kontrahentów w ten sposób (i prawdopodobnie będzie ona jeszcze długo wymagana ze względu na stosunek niektórych przedsiębiorstw do obsługi komunikacji elektronicznej). Najgorsze jednak w tym wszystkim jest to w jaki sposób urzędy nie stosują się do wprowadzanych przez urząd rozwiązań, dochodzą do mnie również słuchy o kwestionowaniu faktur elektronicznych „z zasady” bez przeprowadzania jakiejkolwiek ekspertyzy. Oczywiście nie jest to postępowanie legalne i możemy złożyć zażalenie . W następnym wpisie opisze również w jaki sposób urzędu skarbowe poradziły sobie z obowiązkiem informatyzacji placówek.

4. Uniwersalność programu – być może przez długi okres prowadzenia swojej działalności gospodarczej nie będziemy potrzebowali przesiadać się do innego oprogramowania jednakże powinniśmy zadbać o możliwość przeniesienia naszej księgowości do zupełnie innego środowiska np. lokalnego. Zatem odpowiednie oprogramowanie online powinno posiadać możliwość eksportu danych do uniwersalnego formatu plików.

5. Łatwość użytkowania- jeśli aplikacja jest trudna do ogarnięcia możemy szybko zniechęcić się do takiego sposobu księgowania. Chodzi tu nie tylko o interfejs i jego użyteczność.

6. Cena abonamentowa- niemalże wszystkie liczące się serwisy rachunkowości online wprowadzają miesięczną opłatę abonamentową, która może być powiązana z pakietem opcji, które wybierzemy lub po prostu z funkcjami danego serwisu. Nie jest to duży koszt dlatego też zajmuje niskie miejsce w rankingu.

7. Pomoc- w zasadzie powinna być wyżej ale jej charakter opcjonalny sprawił że wylądowała na końcu. Chodzi tutaj o zdolność do świadczenia pomocy producenta oprogramowania dotyczącej zarówno spraw technicznych jego programu ale też (co jest preferowane) pomocy księgowej lub doradcy podatkowego.

Oprócz tego jednym z najważniejszych elementów analizy oprogramowania musi być oczywiście jego funkcjonalność- czy spełnia wymogi naszej firmy, czy jest w stanie generować wszystkie lub prawie wszystkie potrzebne dokumenty? To głównie tym elementem powinniśmy się kierować przy wyborze program online dla naszego przedsiębiorstwa.

Pomimo tego co mogłoby się początkowo wydawać po pobieżnej analizie dostępnych serwisów rachunkowości online istnieją pewne zasadnicze różnice między nimi. Zacznijmy od tych mogących nam najbardziej zawadzić:

1.      Duży producent- jeśli strona z serwisem znajduje się na wysokiej pozycji w wyszukiwarce to oznacza to, że producent inwestuje w pozycjonowanie co oznacza, że z pewnością interesuje się swoim produktem. Właściwie wielkość i zaangażowanie producenta w produkt rzutuje również na pozostałe elementy, które będzie punktować w tej wycenie. Powód jest prosty- są pieniądze na rozwój aplikacji.

2.      Pewność i dostępność – nie możemy sobie pozwolić aby dane, które będzie przechowywać w chmurze serwisu rachunkowości (czyli po prostu na serwerze producenta) bywały często nie dostępne i w zasadzie w ogóle takie newralgiczne dane jak dane naszych kontrahentów oraz informacje dotyczące transakcji z nimi muszą być szczególnie przechowywane. Powinny być również chronione przed awarią serwera- czyli musi być przeprowadzana codzienna kopia danych. Ciężko jest jednak taki element sprawdzić.

3.      Częste aktualizacje- podstawa ponownie wynikająca z tego czy producent inwestuje w swój program. Oczywiście możliwa jest sytuacja gdzie mała firma będzie dbała o swoje oprogramowanie lepiej niż większy producent. Prawo zmienia się dosyć często, zaletą księgowania online jest to że aktualizacjami prawa i zmianami stawek itp. nie powinniśmy się w ogóle przejmować gdyż powinny one być dokonywane automatycznie.